Office Manager:in - Projektassistenz (m/w/d)
Bei smartpm.solutions zählen wir aufeinander. Wir sind ein internationales Team (HQ Wien), das praxiserprobte, voll integrierte Controllinglösungen entwickelt. Damit ermöglichen wir Controllern, CFOs und CEOs tagesaktuelle, verlässliche Entscheidungen.
Was uns ausmacht:
- Teamspirit: Wir tauschen uns aus, helfen einander, feiern Erfolge.
- Kurze Wege: Direkt, unkompliziert, auf Augenhöhe.
- Wertschätzung: 4,8/5 Sterne von Kunden, Top-Empfehlungen auf Kununu von Kollegen.
Wenn du Freude an Verantwortung, Teamwork und ehrlichem Feedback hast, bist du bei uns richtig. Komm zu uns und gestalte die Zukunft des Controllings mit.
Deine Aufgaben als Office Manager:in - Projektassistenz
Als Teil unseres Teams sorgst du dafür, dass Organisation und Projekte reibungslos laufen. Du unterstützt die Geschäftsführung und die Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben – immer mit Blick auf Effizienz, Qualität und Teamzusammenarbeit.
Deine Aufgaben:
Organisation und Koordination des Office-Alltags (Kommunikation, Terminplanung, Reisemanagement, Materialverwaltung, Postein- und -ausgang sowie Nachbestellungen)
Rechnungserstellung, Qualitätssicherung und Nachverfolgung der Zahlung
Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen
Mitarbeit in internen Projekten – von der Vorbereitung über die Abstimmung bis zur Umsetzung
Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Listen, Präsentationen und Auswertungen
Unterstützung des Projektmanagements bei Planung, Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben
Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe, Tools und Vorlagen
Schnittstelle zwischen Management, Vertrieb, Marketing, IT und Consulting
Was wir suchen
- Idealerweise fortgeschrittenes Studium (BWL, IT, Projektmanagement o.ä)
- Erfahrung mit Project Management und Controlling
- Eine energische, proaktive und systematische Arbeitsweise
- Empathie, Freundliches Wesen, Teamspirit
- Gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise
- Keine Vorbehalte gegen Blumengießen oder Wartung der Kaffeemaschine 🙂
- Fließende Englisch- (C1) und Deutschkenntnisse (C2), idealerweise Französisch-Kenntnisse (B1)
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Überzeugungskraft sowie professionelles Auftreten
- Eine stark ausgeprägte, kundenorientierte Servicementalität
- Jahres-Brutto-Gehalt auf Basis Vollzeit 35.000 Euro – je nach Vorerfahrung im Fachbereich
Was wir bieten
- Eine spannende, herausfordernde Tätigkeit
- Flexibilität bezüglich des Arbeitsplatzes (Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis)
- Kompetitives Gehalt mit Fixum und erfolgsbasiertem Anteil
- Vollzeitanstellung bei solidem, langfristigem Arbeitgeber, Familienbetrieb
- Verantwortungsübernahme und selbständiges unternehmerisches Denken/Handeln
- Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten
- Internationales Umfeld, weltweite Kunden
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, agile, strukturierte Arbeitsprozesse
- Modernes Büro, Nähe Mariahilfer Straße in Wien
- Großartiges Team mit offenen Türen und offenem Herzen
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Bitte bei der Bewerbung Lebenslauf, Motivation, Verfügbarkeit (Wochenstunden), Zeugnisse und Gehaltvorstellung mitsenden. Bitte das Formular unten ausfüllen und alle Anlagen beifügen oder die vollständige Bewerbung inklusive aller Unterlagen an Marina Hein senden: career@smartpm.solutions. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! (Maximaler Upload von Dateien: 100 MB)
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Bei uns arbeiten Menschen, die etwas bewegen wollen – im Controlling, in der IT, im Marketing, in der Beratung und darüber hinaus.
Wir kombinieren fachliche Tiefe mit technologischem Anspruch und echter Teamkultur. Bei uns kannst du Verantwortung übernehmen, mitgestalten und wachsen – in einem Umfeld, das Wert auf Offenheit, gegenseitigen Respekt und praxisnahe Innovation legt.
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